Wie in ICT-projecten werkt of iemand kent die veel in projecten werkt, herkent waarschijnlijk wel dat deze projecten steeds sneller, goedkoper en beter moeten worden. Projecten dienen aan de achterkant efficiënter en effectiever te worden. Hier wordt vaak sterk op aangestuurd. Aan de voorkant van een project, de business case, zit meestal minder sturing. De afgelopen jaren ben ik regelmatig projecten tegengekomen waar zowel de functionele als technische wensen en eisen onvoldoende duidelijk waren. Vaak waren er meerdere interpretaties mogelijk die later in het project boven kwamen drijven.

Vaagheid noem ik dat, een woord wat op zichzelf ook weer vaag is. Wat ik hiermee wil zeggen, is dat wensen en eisen voor meerdere interpretaties mogelijk zijn, met andere woorden: zaken die niet concreet zijn. U kent die eisen wel:

• De omgeving moet een goede performance hebben.
• Multimediagebruik moet mogelijk zijn.
• De komende vijf jaar moet de omgeving mee kunnen.
• De nieuwe omgeving moet sneller zijn dan de huidige omgeving.

Het probleem met deze eisen is dat ze niet controleerbaar zijn. Wat is een goede performance? Wat is multimedia precies, alleen audio of video in 4K? Wat staat ons de komende 5 jaar allemaal te wachten op ICT-gebied? Als de nieuwe omgeving één seconde sneller is, voldoe je aan de eis, maar bedoelt de opdrachtgever dit?

Deze vage eisen doet mij denken aan de Sorites paradox. In de paradox is er een grote zandhoop. Van deze zandhoop nemen we telkens één zandkorrel totdat we nog maar één zandkorrel overhouden. We beginnen overduidelijk met een zandhoop en we eindigen ontegenzeggelijk met iets dat geen zandhoop is. Dit impliceert dat er ergens midden in de reeks toestanden moeten zijn waarvan het vaag is of het een zandhoop is. Want als dat niet zo zou zijn, dan moet er een zandhoop in de reeks zijn die zodanig is dat de volgende toestand in de reeks geen zandhoop is. En dat lijkt volstrekt absurd, omdat beide toestanden slechts één zandkorrel verschillen.

Terug naar de ICT-projecten. Moraal van deze blogpost is het creëren van een goed programma van eisen voor alle projecten die gestart worden. Waarbij het belangrijk is dat alle wensen en eisen expliciet worden gemaakt, S.M.A.R.T. gemaakt. Tijd besteed aan de voorkant van een project wordt daardoor in een veelvoud bespaard aan het einde van het project (minder discussies). Meer synergie, dat wil toch iedereen?

Enso kan uw organisatie en u helpen bij het inventariseren van de business, functionele en technische wensen en eisen. Maar ook bij het opstellen van een gedegen programma van eisen. Heeft u vragen? Neem gerust contact met ons op!